People, Process And Systems: Cara Saya Selesaikan Masalah
People, process and systems
Apabila saya bermesyuarat bersama pengurus2 dan mereka memberikan saya berita buruk seperti:
1. Masalah di antara pekerja/pemegang taruh
2. Kesilapan yang menjurus kepada kerugian kewangan
3. Penurunan KPI mendadak
Saya hanya akan bertanya satu soalan untuk membawa perbincangan ke isu pokok dan mencari jalan penyelesaian (solution-driven):
“This is people, process or systems issue?”
Sekiranya pengurus tersebut menjawab “people” - makanya masalah ini dicetuskan oleh isu sumber manusia.
Mungkin ianya isu kurang latihan, budaya kerja tidak sebati dengan individu, proses pengambilan pekerja yang lemah atau masalah pengurusan.
Kami akan cari solusi yang bersesuaian dengan situasi - sama ada memberi latihan yang secukupnya atau melakukan sesi “heart to heart” dengan pekerja tersebut.
Sekiranya jawapan adalah “process” - makanya SOP kita lemah.
Sama ada pekerja tidak faham SOP, SOP itu tidak menggambarkan semua situasi, masalah komunikasi di antara jabatan atau isu job scope dan ownership (contoh: “Weh, bahagian ni kenapa aku handle? Sepatutnya jabatan korang lah.”)
Kalau ada perbualan seperti di atas - ini parah.
Ubat untuk masalah SOP hanya satu - bawa semua pemegang taruh di satu meja dan tulis satu per satu job scope & ownership (PIC) untuk setiap proses.
Sekiranya jawapan adalah “system” - makanya tools dan system yang kita gunapakai tidak sesuai untuk menampung bisnes sedia ada.
Mungkin semua data diisi secara manual, system mempunyai bug atau tidak dapat scale lebih daripada x transaksi.
Solusinya - buat cost benefit analysis sama ada menaiktaraf system dapat memberi penjimatan kos untuk jangka masa panjang.
Cuba tanya soalan ini di mesyuarat yang berikutnya dan beritahu saya hasil perbincangan tersebut.
Selamat beramal!
P.S: Mahu menulis di FB tapi kadang2 ketandusan idea, mungkin kawan2 boleh tolong?